どーもはむたまです。

背景

こんにちは、最近お世話になった先生の還暦を祝うパーティを主催していました。現在は別の場所で働いているため、気軽に会いに行ける状況ではなかったのです。その上で必要な事項を決めて準備しながら当日を迎えるには様々な検討事項がありました。
この経験で得られた内容は他のイベントでも役立つはずです。
なので思ったことや意識した方がいいことをまとめます

この記事を読んでわかること

• 大事なのは段取り
• 関係者を早めに洗い出すこと
• 期日を決めて確実に終わらせること
• トラブルがあっても勇気を持って報告すること
• 重要なのは楽しんでやること

詳細

1. 主催するパーティの目的を決めること

パーティを主催するには誰かのお祝いや感謝を伝える場面が一般的です。以下の点を意識して目的を考えるとクリアになります

• お祝いする内容
• 参加される方の特徴
• 費用感
• お祝いされて相手に感じて欲しいこと

例えば私の例だと研究室の教授の還暦祝いだったので、内容は還暦お祝いです。参加されるのはOB・OGと現役の学生と先生です。特徴としては同じ学問を志した同志であり、同じ先生に育ててもらったことです。費用感としては現役の学生もいるので、高すぎないこと、その上で60歳からみてう安っぽく見えないことです。お祝いされて感じて欲しいこととしては、「自分の研究室人生を通して学生が立派に育ってくれてよかった。自分の研究は面白い。今いる学生にも幸せになってほしいからこれからも頑張ろう」です。

私の例をイメージして一度考えてみてください。

2. 主催場所や人数など大枠を決めること

開催地やそこに参列する人数は非常に重要です。お店を貸し切ってイベントをするにしても、レンタルスペースで主催するにしても施設のキャパシティは人数に制限されるため、早々に決める必要があります。参加者のおおまかな数だけ把握できると話が早いです。またどこで実施するかについては遠方の地から参列する人がいる場合、交通手段があるか、特定の人だけ利用しやすい施設になっていないかなど配慮するのが大切です

3. スケジューリングと作業分担

これは非常に重要です。イベントに参加する人数にもよりますが、おそらく一人で主催することはあまりなく、複数人で検討します。その時誰がいつまでに何をやるかを決めるのは非常に重要です。
単に投げやりをして期日になって確認するのはおすすめしません。仕事の段取りと同じでやることのイメージを合わせて作業分担を心がけましょう。以下に気をつけるとスムーズに進みます

• やることリストを作る
• やることリストのタスクの期限を開催日から逆算して決める
• タスクの完了条件や完了状態を話し合う
• 個人の作業可能な時間を確認する
• 作業を分担する

気をつけておくのは任せっきりにしないことです。定期的に状況を報告したり、迷ったら相談することが大事です。リアルで会話しながら考えられるのが一番ですが、時間や場所の都合で話せない場合はテキストで相談し早めに解決しましょう

4. 進捗確認と追加タスクの割り振り

タスクを割り振って作業に取り掛かっても当日までには、必要な作業は追加で出てくるものです。そのたびに集まって会話することが大事です。その時に担当タスクの進捗確認と困っていることを共有するとお互い刺激を受けながら進めることができます。また追加タスクの割り振りの時も作業分担で意識したことを活かしましょう

5. 参加者への連絡やお店への連絡

最終的に参加者の人数を把握することが必要です。開催地がお店であった場合、お店に最終人数の確定連絡が必要なため、どのタイミングで回答をもらうか決めておきましょう。
私たちはGoogle Formのアンケートに答えてもらうことでざっくりとした人数感を把握しました。その上で規模とクオリティを議論して、おおまかなコスト感を洗い出しました。参加費用を参加者に連絡して、最終的に来られる人数を再度集計しました

6. 進める中で困ったことはすぐ相談する

おそらくお店選び、プレゼント選び、イベントの内容で困ることが発生します。自分のアイディアで傷つく人がいないか、他の人から見たらもっといい案があるのではないか。こんな疑問が湧いた時は検討内容を進捗報告しながらコメントをもらうことが重要です。自分の悩んでたことが案外ちっぽけだったり、より良い方向に進んだりと好転することが大半です。一人で悩まずにまずは相談してみることが大事です

7. 全体を通してまずは本人が楽しんでやること

私が主催してみて思ったことは、これにつきます。
主催した人がソワソワしてたり、焦っていては参加者は楽しんでいいのかわかりません。また盛大なイベントでも厳かな感じではお祝いされた方は巣で楽しむことが難しいです。主催している自分自身がこれ面白いな、ついつい笑ってしまうこといれていくと会として成功します。仮に滑ったとしても滑った話でその会以降も盛り上がるでしょう。
せっかくのお祝い事やイベントなので楽しんでやることが重要です

最後に

私自身計画的にお祝いの準備をするのは非常に苦手です。アイディアが乏しいと感じたり、サボったりと本来企画に向いてない性格です。それでもやってみたいと思う衝動やみんなといい思い出を作りたいという信念は、自分を突き動かす大きな動機になります。ざっくりと何か思っているなら動き出してみてはいかがでしょうか？

ではでは！